SEL Candidate and Employee Privacy Notice

1. Introduction

This SEL Candidate and Employee Privacy Notice (“Notice”) describes the steps that Schweitzer Engineering Laboratories, Inc., and its affiliates (“SEL,” “we,” or “us”) take to protect the Personal Data that we Process about our Candidates and Employees. In connection with your request for employment and/or your employment with SEL, we collect, store, use, and otherwise Process Personal Data about you for various business purposes. SEL is committed to the protection of the Personal Data that we Process about you in line with the data protection principles set out in various Privacy Regulations of various Jurisdictions, as listed in Annex II. This Notice applies to all SEL Candidate and Employee Personal Data, whether in electronic format; in a structured filing system, such as a personnel file; or which is intended to form part of a Filing System.Capitalized terms used in this Notice are defined in Section 9 of this Notice.

2. Identity of the Data Controller

For the purposes of this Notice, SEL is responsible for Processing your Personal Data and is the Data Controller or similar under the appropriate Privacy Regulation.

3. Purposes for Processing Personal Data

SEL Processes Personal Data relating to its Candidates and Employees for various business purposes that are necessary:

For the evaluation of your candidacy for employment or contracting.
For the performance of our employment relationship with you, including the administration of the employment relationship, such as for the purposes of operating payroll and administering employment benefits or maintaining an employee directory.
For us to pursue our legitimate interests, including for the purposes of: business process execution and internal management, travel and expense management, business reporting, systems reporting and access, analyses, candidate evaluation, performance review purposes, training, administering compensation programs, disciplinary purposes and other business purposes related to the management of the workforce of SEL, facilities and IT systems and infrastructure management, and safeguarding the security of our infrastructure, premises, assets, and office equipment, including for the prevention of criminal activity.
To meet our legal obligations as an employer under tax, social security, and employment laws (health, safety, and security).

4. Categories and Sources of Personal Data That We Process

The categories of Personal Data that SEL Processes for these purposes are set out in Annex I, which also identifies the lawful basis for the Processing, including where the Processing is necessary for the performance of, or entry into, your employment or for SEL’s pursuit of its legitimate business interests.We Process limited amounts of Special Categories of Candidate and Employee Personal Data in order to comply with our legal obligations, when necessary for the purposes of carrying out obligations and exercising specific rights in the field of employment and social security laws or pursuant to collective agreements. Processing of Special Categories may also be necessary to protect the vital interests of individuals (e.g., health and safety) or for the establishment, exercise, or defense of legal claims. The Special Categories of data that we Process may include data concerning your physical and/or mental health in order to monitor sickness absence and to inform decisions regarding your fitness for work.Most of the Personal Data we Process is from you; other Personal Data may be provided by your managers, HR, benefits providers, or others.

5. Your Rights

The Privacy Regulation associated with your Jurisdiction provides you with certain rights in relation with the Processing of your Personal Data, including (as applicable in the relevant Privacy Regulation) to:

Request access to Personal Data about you (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the Personal Data we hold about you and to check that we are lawfully Processing it.
Request rectification, correction, or updating to any of the Personal Data that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate information we hold about you corrected.
Request Personal Data provided by you to be transferred in machine-readable format (“data portability”), to the extent this right is relevant in the employment context and available in your Jurisdiction under the associated Privacy Regulation.
Request erasure of Personal Data. This enables you to ask us to delete or remove Personal Data where there is no good reason for us to continue Processing it. You also have the right to ask us to delete or remove Personal Data where you have exercised your right to object to Processing (see below).
Request the restriction of Processing of your Personal Data. This enables you to ask us to suspend the Processing of Personal Data about you (e.g., if you want us to establish its accuracy or the reason for Processing it).
Object to the Processing of your Personal Data in certain circumstances. This right may apply where the Processing of your Personal Data is based on the legitimate interests of SEL, as described in Annex I, or where decisions about you are based solely on automated processing, including profiling.
Cancel, at any time, in terms provided in the applicable Privacy Regulation.
Oppose the processing of your Personal Data by third parties.

These rights are not absolute and are subject to various conditions under:

The applicable Privacy Regulation.
The laws and regulations to which we are subject.

Should you wish to exercise any of these rights or others in accordance with the appropriate Privacy Regulation, please contact the SEL data protection officer at data_protection@selinc.com.Under the appropriate Privacy Regulation, you may also have the right to lodge a complaint with the data protection supervisory authority if you are not happy with how SEL Processes your Personal Data and we could not provide you with a satisfactory resolution to your request.

6. Data Sharing and International Data Transfers: SEL Affiliates and Third Parties

a) International Data Transfers

Submission of your Personal Data is to SEL, identified above and defined below, a corporation organized under the laws of the state of Washington of the United States of America, and is a transfer that is necessary for the performance of a contract between you and SEL (e.g., an employment relationship) or the implementation of precontractual measures (e.g., consideration for employment or contracting with SEL) taken at your request; or the transfer is necessary for the conclusion or performance of a contract concluded in your interest between SEL and another natural or legal person.

b) Third-Party Suppliers

SEL shares Personal Data with external service providers that we engage to perform services or functions on our behalf and under our instructions. Where these third parties are located within the Jurisdiction where you are, their Processing of your data will be subject to the appropriate Privacy Regulation of such Jurisdiction. SEL will also ensure that its contracts with these parties ensure that they only Process Personal Data in accordance with our instructions and in order to provide the agreed services and protect the integrity and confidentiality of the Personal Data entrusted to them, in line with the appropriate Privacy Regulation of the Jurisdiction.For the purposes set out in Section 3 of this Notice, we may disclose Candidate and Employee Personal Data to: auditors, lawyers, consultants, law enforcement and other public authorities (such as tax and social security bodies), the police, prosecutors, courts, and tribunals. We may also disclose your Candidate and Employee Personal Data to: current or previous employers; credit or employment reference agencies; banks; pension and benefits administrators and insurance companies; hotels, travel agencies, and airlines; and telecommunications operators. All these recipients are themselves responsible to determine the purposes and means of the Processing and for the lawfulness of the Processing. Where necessary, we will ensure that appropriate contractual measures are in place to ensure the protection of your Personal Data.Some of the third parties that we engage to Process Candidate and Employee Personal Data are located outside the Jurisdiction associated with your submission of Personal Data. When we transfer your personal information to a third party in a country outside of such Jurisdiction, we will only transfer your personal data after having executed standard contractual clauses providing for appropriate or suitable safeguards.

7. Retention of Personal Data

SEL will keep and Process your Personal Data only for as long as is necessary for the purposes for which it was collected in connection with your employment with SEL, unless SEL has a legal right or obligation to retain the data for a longer period or the data is necessary for the establishment, exercise, or defense of legal claims.

8. Contact Information

If you have any questions about this Notice, please contact:
Data Protection Officer
Schweitzer Engineering Laboratories, Inc.
2350 NE Hopkins Court
Pullman, WA 99163
United States of America
data_protection@selinc.com

9. Definitions

The following terms used within this Notice are defined as follows:Candidate means any natural person submitting information to SEL for consideration to become an Employee or contractor to SEL.Candidate Personal Data means any Personal Data related to Candidates, including, as needed, their spouses, partners, and/or dependents.Data Controller means the natural or legal person, public authority, agency, or any other body which alone or jointly with others determines the purposes and means of the Processing of Personal Data; where the purposes and means of Processing are determined by national or jurisdictional laws or regulations, the controller or the specific criteria for his or her nomination may be designated by national or jurisdictional laws and regulations.Data Processor means a natural or legal person, public authority, agency, or any other body that processes Personal Data on behalf of the Data Controller.Data Subject means an identified or identifiable natural person; an identifiable person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to Personal Data.Employees means temporary, full-time, and part-time contract employees; interns; contingent workers; retirees; and former employees.Employee Personal Data means any Personal Data related to Employees, including, as needed, their spouses, partners, and/or dependents.Filing System means any structured set of Personal Data which are accessible according to specific criteria, whether centralized, decentralized, or dispersed on a functional or geographical basis.Jurisdiction means the jurisdiction in which the Data Subject is located and implements the Privacy Regulation.Personal Data means any information relating to a Data Subject as an identifier, such as a name, an identification number, location data, or an online identifier, or one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural, or social identity of that natural person.Privacy Regulation means the regulation associated with a Jurisdiction that provides certain rights in relation with the Processing of Personal Data.Process or Processing means any operation or set of operations which is performed on Personal Data or on sets of Personal Data, whether or not by automated means, such as collection; recording; organization; structuring; storage; adaptation or alteration; retrieval; consultation; use; disclosure by transmission, dissemination, or otherwise making available; alignment or combination, restriction, erasure, or destruction.Schweitzer Engineering Laboratories, Inc. is a company with its principal place of business at 2350 NE Hopkins Court, Pullman, WA 99163, USA.Special Categories of Personal Data are Personal Data that are particularly sensitive: data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership; the processing of genetic or biometric data for the purposes of identifying an individual; data concerning health; or data concerning a natural person’s sex life or sexual orientation.Supervisory Authority means an independent public authority established under the Privacy Regulation of the appropriate Jurisdiction.

Annex 1: Categories of Personal Data and Grounds for Processing

SEL will Process the following categories of data based on legitimate grounds for Processing:

1. Personal Data necessary for the performance of your candidacy evaluation or employment relationship with SEL

a) Contact Details and Identity Details:

Name
Gender
Work and home contact details
Children's names, dates of birth
Spouse or partner name, date of birth
Personal email address

b) Compensation and Payroll:

Date of birth
Date of hire
Employee identification number
Employment termination date
Employment termination code
Base salary/hourly rate
Bonus
Benefits
Compensation type
Pay grade and pay data
Pay frequency
Career band
Currency
Effective date of current compensation
Salary reviews
Banking details
Working time records (including vacation and other absence records, leave status, hours worked, and department standard hours)

c) Position:

Description of current position
Position code
Job title
Division
Functional group code
Physical location
Country location
Career level
Management category
Job code
Job function(s) and subfunction(s)
Branch, unit, or department
Location
Employment status and type
Full-time, part-time, or on leave status
Supervisor employee number
Supervisor name
Average hours of work per week
Terms of employment
Employment contract
Performance reviews, improvement plan, training
Work history
Hire/rehire and termination date(s) and reason
Length of service
Retirement eligibility
Promotions and disciplinary records
Dates of transfers
Reporting manager(s) information
Meeting notes

d) Recruitment Data:

Job description
Candidate CV
Interview notes
Candidate test scores
Pre-offer reference checks
Criminal records for recruitment to sensitive positions
References

e) Travel and Driving License:

Nationality
Driver's license data

2. Personal Data Processed where necessary for the purposes of pursuing the legitimate interests of SEL in its operations and the security and safety of its property, customers, Candidates, Employees, and third parties

SEL will collect system and application access data required to access systems and applications. These data may include the following:

Photographs
Images
Email communications
Telephone monitoring
Work email account
Work instant messaging account
System passwords

Branch, state
System ID
Country code
Emergency contact information
Electronic content produced by you using systems of SEL
Log book for visitors of Employees
Traffic offences

3. Personal Data necessary to comply with SEL legal obligations

Some examples of the legal obligations include the following:

Income tax and national insurance deductions
Record-keeping and reporting obligations
Maternity/paternity information
Conducting audits, compliance with government inspections, and other requests from government or other public authorities
Responding to legal processes, pursuing legal rights and remedies, defending litigation, managing any internal complaints or claims, and conducting investigations
Complying with internal policies and procedures (including but not limited to travelling, driver's license checks, car leasing)

The categories of Personal Data collected include the following:

National insurance number/social security number
Marital status
Driver's license
ID card data
Nationality/citizenship
Passport data
Visa data
Details of residency or work permit

4. Special Categories of Personal Data Processed in accordance with the Privacy Regulation of the appropriate Jurisdiction

Information related to health, disability, occupational health records, alcohol test results, drug test results, etc.

Annex II: Jurisdiction and Privacy Regulations

Jurisdiction	Privacy Regulation
European Economic Area (“EEA”), including the member states of the European Union plus Norway, Iceland, and Lichtenstein	EU General Data Protection Regulation 2016/679 (“GDPR”) including national laws implementing or supplementing the GDPR
Mexico	Ley Federal de Protección de los Datos Personales en Posesión de Particulares en vigor en la República Mexicana
Brazil	Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais

TERMO DE PRIVACIDADE PARA CANDIDATOS E EMPREGADOS DA SEL

1. Introdução

Este Termo de Privacidade para Candidatos e Empregados da SEL (“Termo”) descreve as etapas em que a Schweitzer Engineering Laboratories, Inc (“SEL”) e suas afiliadas adotam para proteger os Dados Pessoais que processamos sobre nossos Candidatos e Empregados. Em função de processos seletivos de emprego e/ou do contrato de trabalho com a SEL, coletamos, armazenamos, usamos e processamos Dados Pessoais sobre você para vários fins do negócio. A SEL está comprometida com a proteção dos Dados Pessoais que processamos sobre você, de acordo com os princípios de proteção de dados estabelecidos em vários Regulamentos de Privacidade de várias jurisdições, conforme listado no Anexo II.Este Termo se aplica a todos os Dados Pessoais de Candidatos e Empregados da SEL, seja em formato eletrônico ou em um sistema de arquivamento físico estruturado, como um arquivo pessoal, ou que se destine a fazer parte de um Sistema de Arquivamento.Os termos em maiúscula utilizados neste Termo são definidos na Seção 9, abaixo.

2. Identidade do Controlador de Dados

Para os fins deste Termo, a SEL é responsável por Processar seus Dados Pessoais e é o Controlador de Dados ou similar sob o Regulamento de Privacidade apropriado.

3. Propósitos para o processamento de Dados Pessoais

A SEL Processa Dados Pessoais relacionados a seus candidatos e empregados para vários fins do negócio que são necessários, como:

para avaliação de sua candidatura a emprego ou contratação;
para a gestão de nossa relação de trabalho com você, incluindo a administração do contrato de trabalho, como para fins de operação da folha de pagamento e administração de benefícios de emprego ou manutenção de um diretório de empregados;
para assegurarmos nossos legítimos interesses, inclusive para os fins de: execução de processos inerentes ao negócio e gerenciamento interno, gerenciamento de viagens e despesas, relatórios de negócios, relatórios e acesso a sistemas, análises, avaliação de candidatos, análise de desempenho, treinamento, administração de programas de remuneração, fins disciplinares e outros relacionados ao gerenciamento da força de trabalho da SEL, para instalações e sistemas de TI e gerenciamento de infraestrutura, salvaguardando a segurança de nossa infraestrutura, instalações, ativos e equipamentos de escritório, inclusive para a prevenção de atividades criminosas; e,
para cumprir nossas obrigações legais como empregador de acordo com as leis tributárias, previdenciárias e trabalhistas (saúde, segurança e proteção).

4. Categorias e Fontes de Dados Pessoais que Processamos

As categorias de Dados Pessoais que a SEL processa para esses fins estão definidas no Anexo I, que também identifica a base legal para o Processamento, incluindo onde o Processamento é necessário para a realização ou a entrada em seu emprego ou para assegurar os legítimos interesses comerciais da SEL.Processamos quantidades limitadas de Categorias Especiais de dados pessoais de candidatos e empregados para cumprirmos nossas obrigações legais, quando necessário, para o cumprimento de obrigações e exercício de direitos específicos no campo das leis trabalhistas e previdenciárias ou em conformidade com acordos coletivos. O processamento de Categorias Especiais também pode ser necessário para proteger os interesses vitais dos indivíduos (exemplo: saúde e segurança) ou para o estabelecimento, exercício ou defesa de reivindicações legais. As Categorias Especiais de dados que processamos podem incluir dados referentes à sua saúde física e / ou mental, a fim de monitorar a ausência de doença e informar decisões sobre sua aptidão para o trabalho.Os Dados Pessoais que processamos são seus e podem ser fornecidos por seus gerentes, RH, provedores de benefícios ou outros

5. Seus Direitos

A Regulação de Privacidade associada à sua Jurisdição fornece a você certos direitos em relação ao Processamento de seus Dados Pessoais, incluindo (conforme aplicável na respectiva Regulação de Privacidade):

Solicitar acesso a Dados Pessoais sobre você conhecido como “solicitação de acesso ao titular dos dados”). Isso permite que você receba uma cópia dos Dados Pessoais que mantemos sobre você e verifique se os estamos processando legalmente.
Solicitar retificação, correção ou atualização para qualquer um dos dados pessoais que mantemos sobre você. Isso permite que você corrija quaisquer informações incompletas ou imprecisas que mantemos sobre você.
Solicitar que os Dados Pessoais fornecidos por você sejam transferidos em formato legível por máquina (“portabilidade de dados”) na medida em que esse direito seja relevante no contexto do emprego e disponível em sua Jurisdição nos termos da Regulação de Privacidade associada.
Solicitar a exclusão de dados pessoais. Isso permite que você solicite a exclusão ou remoção de Dados Pessoais, onde não há boas razões para continuarmos processando-os. Você também tem o direito de solicitar que excluamos ou removamos os Dados Pessoais nos quais exerceu seu direito de se opor ao Processamento (veja abaixo).
Solicitar a restrição do processamento de seus dados pessoais. Isso permite que você solicite a suspensão do processamento de dados pessoais sobre você (por exemplo, se você deseja que estabeleçamos sua acuracidade ou o motivo para o processamento).
Se opor ao processamento de seus dados pessoais em determinadas circunstâncias. Este direito pode ser aplicado quando o processamento de seus dados pessoais for baseado nos interesses legítimos da SEL, conforme descrito no Anexo I, ou quando as decisões sobre você forem baseadas unicamente em processamento automatizado, incluindo criação de perfil.
Cancelar, a qualquer momento, nos termos previstos no Regulamento de Privacidade aplicável.
Oporse ao processo de seus dados pessoais por terceiros.
Esses direitos não são absolutos e estão sujeitos a várias condições sob:
- o Regulamentação de Privacidade aplicável; e,
- as leis e regulamentos aos quais estamos sujeitos.

Especificamento no que diz respeito ao Brasil, os direitos aos quais o titular faz jus em decorrência do tratamento de seus dados pelo controlador são os seguintes:

Confirmação da existência do tratamento;
Acesso aos dados pessoais;
Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados;
Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo a com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial;
Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular, exceto nas hipóteses de cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador e estudo por órgão de pesquisa, garantindo a anonimização dos dados pessoais sempre que possível;
Informação acerca das entidades públicas e privadas com as quais o controlador realizou uso compartilhado de dados;
Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequência da negativa;
Revogação do consentimento, por procedimento gratuito e facilitado, ratificados os tratamentos realizados sob o amparo do consentimento anteriormente manifestado.

Caso deseje exercer algum desses direitos ou outros de acordo com a Regulação de Privacidade apropriada, entre em contato com o Diretor de Proteção de Dados da SEL em data_protection@selinc.com. De acordo com a Regulação de Privacidade apropriada, você também pode ter o direito de apresentar uma reclamação junto à autoridade supervisora de proteção de dados, se não estiver satisfeito com a maneira como a SEL processa seus dados pessoais e não pudermos fornecer uma solução satisfatória para sua solicitação.

6. Compartilhamento de Dados e Transferência Internacional de Dados: afiliados da SEL e terceiros

a) Transferência internacional de dados

O compartilhamento dos seus Dados Pessoais entre as empresas do Grupo SEL, especificamente entre a SEL Brasil e SEL Inc., constituída de acordo com as leis do estado de Washington dos Estados Unidos da América, é considerado uma transferência necessária para a execução de um contrato entre Você e a SEL (ex: contrato de trabalho) ou para a implementação das fases pré-contratuais (ex: consideração para emprego ou contrato com a SEL) realizada por a Sua solicitação; ou necessária para a conclusão ou execução de um contrato celebrado em Seu interesse entre a SEL e um terceiro.

b) Fornecedores terceiros

A SEL compartilha Dados Pessoais com prestadores de serviços externos contratados para executar serviços ou funções em nosso nome e sob nossas instruções. Onde esses terceiros estiverem localizados na jurisdição em que você está, o processamento dos seus dados estará sujeito à Regulação de Privacidade apropriado dessa jurisdição. A SEL também garantirá que seus contratos com essas partes assegurem que eles processem apenas Dados Pessoais de acordo com nossas instruções e para fornecer os serviços acordados e proteger a integridade e confidencialidade dos Dados Pessoais a eles confiados, em conformidade com a Regulamentação de Privacidade apropriada da Jurisdição.Para os fins estabelecidos na seção 3 deste Termo, podemos divulgar Dados Pessoais de Candidatos e Empregados a nossos: auditores, advogados, consultores, autoridades policiais e outras autoridades públicas (como órgãos fiscais e de seguridade social), polícia, promotores, tribunais. Também podemos divulgar seus Dados Pessoais de Candidato e Empregado para: empregadores atuais ou anteriores; agências de referência de crédito ou emprego; bancos; administradores de pensões e benefícios e companhias de seguros; hotéis, agências de viagens, companhias aéreas e operadoras de telecomunicações. Todos esses destinatários são eles próprios responsáveis por determinar os propósitos e os meios do Processamento e pela legalidade do Processamento. Onde necessário, garantiremos que medidas contratuais apropriadas estejam em vigor para garantir a proteção de seus Dados Pessoais.Alguns dos terceiros contratados para processar dados pessoais de candidatos e empregados estão localizados fora da jurisdição associada ao envio de dados pessoais. Quando transferirmos suas informações pessoais para terceiros em um país fora de tal jurisdição, somente transferiremos seus dados pessoais após a execução de cláusulas contratuais padrão que proporcionem salvaguardas apropriadas ou adequadas.

7. Retenção de dados pessoais

A SEL manterá e Processará seus Dados Pessoais apenas pelo tempo necessário para os fins para os quias foram coletados em conexão com o seu emprego na SEL, a menos que a SEL tenha um direito ou obrigação legal de reter os dados por um período mais longo, ou os dados sejam necessários para o estabelecimento, exercício ou defesa em demandas legais.

8. Informações de contato

Caso tenha alguma dúvida em relação a esse Termo, por favor, contate:Data Protection Officer
Schweitzer Engineering Laboratories, Inc.
2350 NE Hopkins Court
Pullman, WA 99163
United States of America
data_protection@selinc.com

9. Definicões

Os seguintes termos usados neste Termos e definidos da seguinte forma:“Schweitzer Engineering Laboratories, Inc.” é uma empresa com sede principal em 2350 NE Hopkins Court, Pullman, WA 99163, EUA.“Candidato” significa qualquer pessoa singular que envie informações à SEL pretendendo tornar-se um Empregado ou Empreiteiro da SEL.“Controlador de dados” significa a pessoa singular ou coletiva, autoridade pública, agência ou qualquer outro órgão que, isoladamente ou em conjunto com outras pessoas, determine os propósitos e os meios do processamento de dados pessoais; onde os propósitos e os meios de processamento são determinados por leis ou regulamentos nacionais ou jurisdicionais, o responsável pelo tratamento ou os critérios específicos para sua indicação podem ser designados por leis e regulamentos nacionais ou jurisdicionais.“Processador de Dados” também chamado de operador, significa uma pessoa singular ou coletiva, autoridade pública, agência ou qualquer outro organismo que processe Dados Pessoais em nome do Controlador de Dados.“Empregados” significa empregados temporários, de período integral e meio período, estagiários, trabalhadores contingentes, aposentados e ex-funcionários.“Dados Pessoais dos Empregados” significa quaisquer Dados Pessoais, identificados ou identificáveis, relacionados aos Empregados, incluindo, conforme necessário, seus cônjuges, parceiros e/ou dependentes.“Dados Pessoais do Candidato” significa quaisquer Dados Pessoais, identificados ou identificáveis, relacionados a Candidatos, incluindo, conforme necessário, seus cônjuges, parceiros e / ou dependentes."Jurisdição" significa a jurisdição na qual o Titular dos Dados está localizado e executa o Regulamentação de Privacidade.“Sistema de arquivamento” também chamado de banco de dados, significa qualquer conjunto estruturado de dados pessoais que são acessíveis de acordo com critérios específicos, centralizados, descentralizados ou dispersos em uma base funcional ou geográfica.“Dados Pessoais” significa qualquer informação relacionada a uma pessoa física identificada ou identificável (também conhecida como "Titular dos dados"); uma pessoa identificável é aquela que pode ser identificada, direta ou indiretamente, em particular por referência a um identificador, como nome, número de identificação, dados de localização, identificador on-line ou a um ou mais fatores específicos de ordem física, fisiológica, identidade genética, mental, econômica, cultural ou social dessa pessoa natural.“Processo” ou “Processamento” significa qualquer operação ou conjunto de operações executadas em Dados Pessoais ou em conjuntos de Dados Pessoais, seja por meios automatizados ou não, tais como coleta, registro, organização, estruturação, armazenamento, adaptação ou alteração, recuperação, consulta, uso, divulgação por transmissão, disseminação ou disponibilização, alinhamento ou combinação, restrição, apagamento ou destruição.“Categorias Especiais de Dados Pessoais” são Dados Pessoais particularmente sensíveis, revelando origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas ou filiação sindical e processamento de dados genéticos, dados biométricos com o objetivo de identificar um indivíduo, dados relativos à saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual de uma pessoa natural.“Autoridade Supervisora” significa uma autoridade pública independente estabelecida sob o Regulamento de Privacidade da Jurisdição apropriada.

Anexo I: Categorias de Dados Pessoais e Motivos para Processamento

A SEL processerá as seguintes categorias de dados, necessários para execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a um possível contrato:

1. Dados Pessoais necessários para o desempenho de sua avaliação de candidatura ou relação de emprego com a SEL

a) Detalhes de Contato Identidade:

nome
gênero
detalhes dos contatos de trabalho e de casa
nomes e data de nascimento de filhos
nomes e datas de nascimento de cônjuges / parceiros
endereço de e-mail pessoal

b) Remuneração e pagamento:

data de nascimento
data de contratação
número de identificação do empregado
data do término do contrato de trabalho
código do término do contrato de trabalho
salário base / salário hora
bônus
beneficios
tipo de remuneração
grade de pagamento e data de pagamento
frequência de pagamento
faixa da carreira
moeda
data de ínicio da remuneração atual
revisões de salários
detalhes bancários
registros de jornadas de trabalho (incluindo férias e outros registros de ausência, status de licenças, horas trabalhadas, e horas da jornada padrão do departamento)

c) Posição:

descrição da posição atual
código da posição
título da posição
divisão
código do grupo funcional
localização física
localização do país
nível da carreira
categoria gerencial
código da posição
funções e subfunções no trabalho
filial/unidade/departamento
localização
status e tipo de relação de trabalho
tempo integral / tempo parcial / em licença
número de supervisores do empregado
nome do supervisor
média de horas trabalhadas na semana
termos da relação de trabalho
contrato de trabalho
avaliações de performance, planos de promoção, treinamentos
história de trabalho
datas de contratação/recontratação e término do contrato e razões
duração do serviço elegibilidade para aposentadoria
registros de promoções e disciplinares
datas de transferência
informações do gerente a que se reporta
anotações de reuniões

d) Recrutamento de dados

descrição de trabalho
CVs do candidato
anotações de entrevistas
“scores” dos testes do candidato
verificação de referências antes da oferta de trabalho
referências

e) Licenças de viagem e de habilitação de motorista:

nacionalidade
dados da habilitação de motorista

2. Detalhes pessoais Processados quando necessário para execução de um contrato ou procedimentos preliminares relacionados a um possível contrato.

A SEL coletará, conforme necessário, dados de acesso de sistemas e aplicativos, como:

fotografias
imagens
comunicações por e-mails
monitoramento de telefones
conta de trabalho de e-mail
conta de trabalho de mensagens instantâneas
senhas dos sistemas

filial, estado
ID do sistema
Código do país
Informações do contato de emergência
Conteúdo eletrônico produzido por você, usando os sistemas e equipamentos da SEL
livro de registro de visitantes de funcionários
infrações de trânsito

3. Detalhes Pessoais necessários para atender com as obrigações legais da SEL Alguns exemplos das obrigações legais, incluem:

imposto de renda e dedução de seguro nacional
obrigações de manter registros e reportar
Informações de maternidade/paternidade
realização de auditorias, conformidade com inspeções do governo e outros pedidos do governo ou de outras autoridades públicas
responder a processos legais, buscar direitos e recursos legais, defender litígios e gerenciar quaisquer reclamações ou reivindicações internas, conduzir investigações
cumprimento de políticas e procedimentos internos (incluindo, entre outros, viagens, verificações de carteira de motorista, aluguel de carros)

As categorias de dados pessoais coletados incluem:

número do seguro nacional / número da seguridade
estado civil
habilitação de motorista
dados carteira de identificação
nacionalidade / cidadania
dados do passaporte
dados de vistos
detalhes de residência ou autorização de trabalho

4. Categorias Especiais de Dados Pessoais processadas de acordo com o Regulamentação de Privacidade da jurisdição apropriada

Dados relativos à saúde, deficiências, anotações do GP, registros de saúde ocupacional, resultados de testes de detecção de álcool, resultados de testes de detecção de drogas, etc.

Anexo II: Jurisdições e Regulamentação de Privacidade

Jurisdição	Regulamentação de Privacidade
Espaço Econômico Europeu (“EEE”), incluindo os Estados-Membros da União Europeia, além da Noruega, Islândia e Lichtenstein.	Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE 2016/679 ("GDPR"), incluindo leis nacionais que implementam ou complementam o GDPR.
México	Lei Federal de Proteção dos Dados Pessoais em Posição Particular em vigor na República Mexicana
Brasil	Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais

AVISO DE PRIVACIDAD PARA EMPLEADOS Y CANDIDATOS DE SEL

1. Introducción

El siguiente Aviso de Privacidad describe las medidas que Schweitzer Engineering Laboratories, Inc. y sus afiliados (en lo sucesivo “SEL” o “nosotros”) tomamos para proteger la Información Personal de nuestros empleados o candidatos. En conexión con tu solicitud de trabajo y/o tus actividades laborales con SEL, nosotros recolectamos, almacenamos, utilizamos y en general tratamos, Información Personal tuya, con diversos fines de SEL. SEL está comprometido con la protección de tu información personal que procesamos, lo anterior de acuerdo con los Principios de Protección de Datos Personales previstos en varias Regulaciones de privacidad en varias Jurisdicciones, como se enumeran en el Anexo II. El presente Aviso de Privacidad aplica para la Información Personal de todos los empleados y candidatos de SEL, independientemente del medio en el cual se encuentren o por el cual se les haya hecho llegar a SEL, incluyendo sin limitar, formato electrónico o en un Sistema de Llenado Estructurado, como por ejemplo en los Archivos del Personal, o que intente formar parte de cualquier Sistema de Llenado Estructurado.Los términos en matúscula utilizados en este Aviso de Privacidad se definen en la Sección 9, a continuación.

2. Del Responsible del Tratamiento de to Información Personal

Para efectos del presente Aviso de Privacidad, SEL es el encargado del tratamiento de tu Información Personal y en ese sentido es el Responsable o similar según la normativa de las Regulaciones de privacidad correspondiente.

3. Purposes for Processing Personal Data

SEL tratará la Información Personal de sus Empleados y/o Candidatos para fines relativos a y necesarios para el desarrollo de las actividades de la empresa, incluyendo sin limitarse:

para la evaluación de las candidaturas de empleo o contratación con SEL;
para llevar a cabo nuestras actividades como tus empleadores, incluyendo la administración de la relación laboral, por ejemplo, sin limitarse a, cuestiones relacionadas con el manejo de nóminas y prestaciones, o mantener un directorio de los empleados.;
para poder cumplir con los fines de la empresa, incluyendo sin limitarse a: los procedimientos en la ejecución del negocio y administración interna, administración de viajes y gastos, reportes de negocios, reportes del sistema y accesos, análisis, evaluación de candidatos, evaluación del desempeño laboral, adiestramiento y capacitación, administración de programas de compensación, fines disciplinarios y otros fines relacionados con la administración de la fuerza laboral de SEL, para la administración de los sistemas e infraestructura de instalaciones y tecnologías de la información, para la salvaguarda de nuestra infraestructura, de nuestras instalaciones, activos y equipo de oficina, para la prevención de delitos y actividades ilícitas, y
para cumplir nuestras obligaciones legales como patrón en materia fiscal, de seguridad social y laboral (salud, seguridad personal y salubridad y seguridad del área de trabajo), entre otras.

4. Categorías y Fuentes de la información personal que SEL procesa.

Las categorías de la Información Personal que SEL procesa para los fines referidos en la cláusula anterior se señalan en el Anexo 1 adjunto a este Aviso de Privacidad, que además señala el fundamento legal para requerir la información, incluyendo los casos en los que la información personal es necesaria para el cumplimiento de, o la celebración de, el contrato de trabajo con SEL o para el cumplimiento de los fines de la empresa.Nosotros tratamos con Información Personal que agrupamos en Categorías Especiales de Información Personal de Candidatos y/o Empleados a fin de cumplir con nuestras obligaciones legales, cuando sea necesario, para cumplir con obligaciones y ejercitar derechos específicos contemplados en las leyes laborales o de seguridad social, o de acuerdo con contratos colectivos de trabajo. El uso de la Información Personal de las Categorías Especiales también puede ser necesario para proteger intereses de suma importancia para algunos individuos (por ejemplo, en materia de salud y seguridad personal) o para ejercer los derechos de la empresa en juicio o respecto de cualquier tipo de reclamación, ante cualquier instancia o autoridad, que pudiera presentarse. Las Categorías Especiales que SEL procesa trata pueden incluir información respecto de tu salud física o mental con la intención de tener un control de tu estado general de salud, así como para informarte decisiones que se tomen con respecto de tu aptitud para trabajar.La mayoría de la información personal que procesamos vendrá de ti, aunque otra información podrá ser proporcionada por tus superiores, por el departamento de Recursos Humanos, por tus proveedores de beneficios, entre otros

5. Tus Derechos

La Regulación de privacidade en vigor en la Jurisdicción te brinda algunos derechos en relación con el tratamiento de tu información personal, incluyendo:

Acceso, tanto a tu información personal en poder de particulares como al Aviso de Privacidad a que esté sujeto su tratamiento.
Rectificación, en caso de que sean inexactos o se encuentren incompletos.
Portabilidad de datos, en la medida en que este derecho sea relevante en el contexto del empleo y esté disponible en su Jurisdicción bajo los términos del Regulación de privacidad asociado.
Exclusão. Esto le permite solicitar la exclusión o remoción de datos personales donde no hay una buena razón para que continuemos procesándolos. También tiene derecho a solicitar que excluimos o removemos los datos personales en los que ha ejercido su dereco a oponerse al Procesamiento (consulte a continuación).
Restringir el Procesamiento. Esto le permite solicitar suspender el procesamiento de datos personales sobre usted (por ejemplo, si desea que establezcamos su precisión o el motivo del procesamiento).
Oponerse en ciertas circunstancias. Este derecho puede aplicarse cuando el procesamiento de sus datos personales se basa en los intereses legítimos de SEL como describe en el Anexo I, o cuando las decisiones sobre usted se basan únicamente en el procesamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles.
Cancelación, en todo momento, en los términos previstos en la Regulacción de privacidade en vigor en la Jurisdicción.
Oposición, a que tu información personal sea tratada por terceros.
El ejercicio de estos derechos está sujeto a varias condiciones previstas en:
- la Regulación de privacidade en vigor in la Jurisdicción; y
- las leyes y reglamentos a los que ESL estamos sujetos.

En caso de querer ejercitar alguno de los derechos previamente señalados te invitamos a contactar la Oficina de Protección de Datos de SEL en data_protection@selinc.com.Incluso tienes la potestad de presentar una queja ante las Autoridades Reguladoras en caso de que no estés de acuerdo con la forma en que SEL trata tu información personal y nosotros no seamos capaces de otorgarte una respuesta acorde con tus inquietudes.

6. De la Transferencia de Datos: Afiliados de SEL y Terceras Partes.

a) Transferencia internacional de datos

La presentación de tu información personal a SEL, persona moral identificada en los términos de este Aviso de Privacidad, una sociedad mercantil constituida conforme a las leyes del estado de Washington de los Estados Unidos de América, y es una transferencia de información necesaria para el cumplimiento de tu contrato con SEL (por ejemplo, sin limitarse a, un contrato de trabajo) o para la implementación de medidas pre-contractuales (por ejemplo, sin limitarse a, ser candidato para convertirse en empleado o contratista de SEL) y ha sido realizada por solicitud expresa de tu parte; o la transferencia se realizó con el objetivo de cumplir con un contrato celebrado entre SEL y otra persona, ya sea física o moral, o para celebrar un contrato entre SEL y otra persona, ya se física o moral, en ambos casos, en tus propios intereses. Con la firma de éste documento, el empleado o candidato autoriza a SEL a llevar a cabo la transferencia de datos a terceros para los fines antes indicados.

b) Relación con proveedores externos

SEL comparte información personal con proveedores externos de servicios a quienes contactamos para proveer servicios o llevar a cabo funciones en nuestro nombra y bajo nuestras instrucciones. Cuando esos proveedores se encuentren situados dentro de la Jurisdicción, el trato de esa información personal se hará de acuerdo con la Regulacción de privacidade en vigor en la Jurisdicción. Así mismo, SEL se asegurará de que el tratamiento de esa información personal se haga con arreglo a nuestras instrucciones y con el propósito de brindar los servicios acordados, protegiendo la integridad y confidencialidad de la información personal que se les haya sido otorgada, de acuerdo con la Regulacción de privacidade en vigor en la Jurisdicción.Para los fines señalados en el apartado 3 de este Aviso de Privacidad, podemos revelar información personal de los candidatos y/o de los empleados a nuestros: auditores, abogados, consultores y autoridades públicas (como autoridades fiscales o de seguridad social, entre otras), la policía, ministerios públicos, tribunales y juzgados, También podemos revelar información personal de los candidatos o empleados a: patrones actuales o anteriores, agencias crediticias o de reclutamiento de personal, bancos, administradores de pensiones y otros beneficios, compañías de seguros, hoteles, agencias de viajes, aerolíneas y operadores de telecomunicación. Todos estos destinatarios son ellos mismos responsables de determinar sus propios fines respectos del manejo de la información personal que se le provea y por la legalidad de su tratamiento, quedando SEL exento del uso y tratamiento que ellos den a la información personal. Cuando sea necesario, SEL se asegurará de tener las medidas contractuales necesarias para proteger tu información personal.Algunas de las personas que contactamos para el tratamiento de la información personal de candidatos y/o empleados pueden estar localizadas fuera de la Jurisdicción. En esos casos, nos aseguraremos de transferir tu información únicamente después de haber celebrado las previsiones contractuales típicas que provean un resguardo apropiado de la información.

7. Retención de la Información

SEL retendrá y tratará tu información personal solo mientras sea necesario para el propósito por el cual fue recopilada en relación con tu relación laboral con SEL, a menos que SEL tenga la facultad u obligación legal de retener la información por un periodo mayor, o que la información personal sea necesaria para plantear, presentar o defender recursos legales

8. Información de Contacto

En caso de tener alguna duda respecto de este Aviso de Privacidad, favor de contactar a:Data Protection Officer
Schweitzer Engineering Laboratories, Inc.
2350 NE Hopkins Court
Pullman, WA 99163
United States of America
data_protection@selinc.com

9. Glosario

Todos los términos señalados a continuación y que fueron utilizados a lo largo del Aviso de Privacidad incluyen sus acepciones masculinas, femeninas, singulares y plurales, según sea necesario para los efectos de interpretación y aplicación del Aviso de Priacidad:“Schweitzer Engineering Laboratories, Inc.” es una compañía con sede en is a company with its principal place of business at 2350 NE Hopkins Court, Pullman, WA 99163, USA.“Candidato” significa cualquier persona física que envíe información a SEL con la intención de convertirse en empleado o contratista de SEL.“Responsable” o “Controlador de datos” significa la persona física o moral, autoridad pública, agencia o cualquier otra entidad que por sí misma o de manera conjunta con otros determina el propósito o los medios para tratar la Información Personal; en los casos en los que el propósito o los medios sean determinados por la Regulacción de privacidade en vigor en la Jurisdicción, el Responsable o los criterios particulares para su nombramiento pueden ser designados por las misma Regulacción.“Processador de Datos” también llamado operador, significa una persona física o jurídica, autoridad pública, agencia o cualquier otro organismo que procese datos personales en nombre del Responsable o controlador de datos.“Empleado” significan empleados contratados, ya sea de manera temporal, a tiempo completo o medio tiempo, pasantes, trabajadores contingentes, pensionados o antiguos empleados de SEL.“Información Personal de Empleados” significa la Información Personal de los empleados, incluyendo sin limitar, según se requiera, cónyuge, pareja y/o dependientes económicos.“Información Personal de Candidatos” significa la Información Personal de los candidatos, incluyendo sin limitar, según se requiera, cónyuge, pareja y/o dependientes económicos."Jurisdicción" significa la jurusducción en la que se encuentra el interesado y ejecuta el Regulación de privacidad.“Sistema de Llenado Estructurado” significa cualquier conjunto de Información Personal que sea accesible de acuerdo con un criterio específico, ya sea centralizado, descentralizado o disperso en un criterio geográfico o funcional.“Información Personal” Cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable.“Tratamiento”, “Tratar” o “Tratada” significa cualquier operación o conjunto de operaciones que se lleven a cabo sobre la Información Personal o en conjuntos de Información personal, sea o no a través de medios automatizados, como la colección, registro, organización, estructuración, almacenamiento, adaptación o alteración, recuperación, consulta, uso, revelado por transmisión, diseminación o hacer disponible de cualquier otro modo, alineamiento o combinación, restricción, eliminación o destrucción.“Categorías Especiales” significa categorías de información personal especialmente sensible que revelan origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, asociación a sindicatos, y el tratamiento de información genética, biométrica con el objetivo de identificar a un individuo, información concerniente a la salud o información respecto de la vida sexual u orientación sexual de una persona física.“Autoridades Reguladoras” significa una autoridad pública en los términos de la Regulación en vigor en la Jurisdicción.

Anexo 1: Categorías de Información Personal y Fundamento para solicitarla

SEL proceserá las siguientes categorías de datos en función de su interés de procesamiento legítimo:

1. Información Personal necesaria para llevar a cabo la evaluación de tu candidatura o relación laboral con SEL

a) Detalles de Contacto y de Identificación:

nombre
género
datos de Contacto de casa y trabajo
nombre y fecha de nacimiento de hijos
nombre y fecha de nacimiento de cónyuge/pareja
dirección de correo electrónico personal

b) Compensation and Payroll:

fecha de Nacimiento
fecha de contratación
número de identificación de empleado.
fecha de terminación de relación laboral
código de terminación de relación laboral.
salario base / remuneración por hora
bonos
beneficios y prestaciones.
tipo de salario
grado y datos de pago
frecuencia de pago
nivel de salario
moneda
fecha efectiva de salario actual
revisiones salariales
detalles bancarios
registros de relación laboral (incluyendo vacaciones y otros registros de ausencia, incapacidades, horas trabajadas y las horas promedio del departamento

c) Puesto:

descripción del puesto actual.
código del puesto
título del trabajo.
división.
código de grupo funcional.
localización física
localización del país.
nivel de carrera
categoría de administración
código de trabajo
funciones y subfunciones del puesto
rama/unidad/departamento
ubicación
estatus laboral y tipo
tiempo completo/medio tiempo/en incapacidad/
número del supervisor
nombre del supervisor
promedio de horas trabajadas a la semana
términos de relación laboral
contrato de trabajo
revisiones de desempeño, mejora, planeación y entrenamiento
antecedentes laborales
fechas y motivos de contratación, recontratación y despido
antigüedad
candidatura para jubilación
ascensos y registros disciplinarios
fecha de transferencia
minutas de juntas de reporte de supervisores.
descripción del puesto actual.

d) Información de Reclutamiento:

descripción del puesto
curriculum vitae del candidato
notas de la entrevista
calificaciones de los exámenes al candidato.
revisiones de ofertas previas
antecedentes penales para reclutamiento para puestos sensibles
referencias.

e) Travel and Driving License:

nacionalidad
Información de la licencia de manejo

2. Información Personal a Tratar cuando sea necesario para la consecución de los intereses legítimos de SIL en sus operaciones, y la seguridad de su propiedad, sus clientes, Candidatos, Empleados y tercero

SEL va a recopilar la información del sistema de la aplicación de acceso según se requiera para acceder a sistemas y aplicaciones como:

fotografías
imágenes
correos electrónicos
monitoreo de teléfono
cuenta de e-mail del trabajo
cuenta de mensajería instantánea del trabajo
contraseñas de accesos

rama y estado
identificación personal del sistema
código del país
información de contacto de emergencia
contenido electrónico creado por ti utilizando los sistemas de SEL
libro de registros de visitas o empleados
multas de tránsito.

3. Información Personal necesaria para cumplir con las obligaciones legales de SEL.

Algunos ejemplos de este tipo de Información Personal incluyen, sin limitar:

ISR y deducciones del seguro social
mantenimiento de historial y obligaciones de reportar
información sobre maternidad/paternidad
conducciones de auditorías, cumplimiento con inspecciones gubernamentales y otras solicitudes del gobierno u otras autoridades
respuesta a procedimientos legales, acciones declaratorias y compensatorias de derechos, defensa en litigios y manejo de cualquier queja o reclamación interna, conducción de investigaciones.
cumplimiento con políticas internas y de procedimiento (incluyendo sin limitarse a viajes, revisión licencias de manejo y renta de autos)

Las categorías de Información Personal incluyen, sin limitar:

número de seguro privado / número de seguro social.
estado civil
Licencia de manejo
datos de la credencial del instituto nacional electroal (INE, antes IFE)
nacionalidad / ciudadanía
información del pasaporte
datos de visa
datos residencia (estatus migratorio de trabajo)

4. Categorías Especiales de Información Personal de acuerdo con la Regulación en vigor en la Jurisdicción

Información relativa a la salud, discapacidades, historial médico en el ámbito del área de trabajo, resultados de pruebas para detección de alcohol, drogas y estupefacientes en el organismo.

Anexo 2: Jurisdicciones y Leyes

<span style="color: rgb(232, 234, 237); font-family: menlo, monospace; font-size: 11px; background-color: rgb(32, 33, 36);">Jurisdicción:</span><br>	<span style="color: rgb(232, 234, 237); font-family: menlo, monospace; font-size: 11px; background-color: rgb(32, 33, 36);">Regulación</span><br>
European Economic Area (“EEA”) including the Member States of the European Union, plus Norway, Iceland, and Lichtenstein.	EU General Data Protection Regulation 2016/679 (“GDPR”) including national laws implementing or supplementing the GDPR
Mexico	Ley Federal de Protección de los Datos Personales en Posesión de Particulares en vigor en la República Mexicana
Brazil	Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais